Introducción a los flujos de trabajo y las automatizaciones

Creada por Fausto Navarro, Modificado el Mié., 16 Jul. a las 5:54 P. M. por Fausto Navarro

La automatización del flujo de trabajo simplifica las tareas repetitivas mediante la configuración de secuencias de acciones predefinidas que se activan con eventos específicos. Esta introducción explica los fundamentos de la automatización del flujo de trabajo, incluyendo sus componentes principales (activadores y acciones), sus principales beneficios y sus aplicaciones prácticas, proporcionando una base sólida para profundizar en el tema.

TABLA DE CONTENIDO

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo consiste en usar tecnología para realizar tareas repetitivas de forma automática. Al definir desencadenadores (puntos de partida) y acciones (tareas), las empresas pueden crear flujos de trabajo eficientes que ahorran tiempo y reducen los errores. Por ejemplo, en lugar de registrar manualmente los datos de los clientes potenciales y enviar correos electrónicos de seguimiento al enviar un formulario, un flujo de trabajo automatizado puede:

Añade la información del cliente potencial a un CRM.
Asignarlo a un representante de ventas.
Envíe un correo electrónico de bienvenida personalizado.

Esto garantiza que los procesos se ejecuten de manera eficiente y consistente, sin intervención manual.

Beneficios clave del uso de la automatización del flujo de trabajo

Mayor eficiencia: automatice tareas que consumen mucho tiempo y libere a su equipo para centrarse en prioridades estratégicas.
Precisión mejorada: elimine errores manuales automatizando actividades rutinarias.
Ahorro de costos: Ahorre recursos al reducir la dependencia del trabajo manual.
Experiencia del cliente mejorada: responda más rápido a las interacciones del cliente con acciones automatizadas.
Escalabilidad: maneje sin esfuerzo cargas de trabajo más altas sin recursos adicionales.

Casos de uso para la automatización de flujos de trabajo

Gestión de clientes potenciales: capture clientes potenciales automáticamente, actualice registros de CRM y envíe correos electrónicos de bienvenida.
Programación de citas: confirme reservas y envíe recordatorios sin necesidad de entrada manual.
Atención al cliente: asignar tickets y notificar a los miembros del equipo según las consultas de los clientes.
Campañas de marketing: ofrezca seguimientos personalizados activados por acciones del usuario, como clics en enlaces o aperturas de correos electrónicos.

Desencadenantes y acciones: el núcleo de la automatización del flujo de trabajo

En el corazón de la automatización del flujo de trabajo se encuentran los desencadenadores y las acciones, dos elementos clave que definen su funcionamiento. Juntos, forman la base de cualquier flujo de trabajo automatizado.

Desencadenantes: el punto de partida

Un disparador es un evento que pone en marcha tu flujo de trabajo. Es el "si" en la ecuación de la automatización, lo que significa que algo ha sucedido y que es necesario tomar una acción.

Algunos ejemplos de desencadenantes comunes incluyen:

• Un cliente que reserva una cita.

• Envío de un formulario.

• Un contacto respondiendo a un mensaje.

Los desencadenadores garantizan que los flujos de trabajo respondan a eventos en tiempo real, lo que permite que los procesos comiencen exactamente cuando son necesarios.

Acciones: Los ejecutores de tareas

Una acción es la tarea que se realiza en respuesta a un disparador. Es el "entonces" en la ecuación de la automatización: lo que hace el flujo de trabajo una vez que se activa el disparador.

Algunos ejemplos de acciones incluyen:

• Enviar un correo electrónico.

• Actualización de datos de contacto.

• Asignar un líder a un miembro del equipo.

Las acciones completan el flujo de trabajo al realizar las tareas necesarias para avanzar el proceso.

Explora los desencadenadores y las acciones a fondo:

 Si bien este artículo presenta el concepto de desencadenadores y acciones, cada uno tiene configuraciones y casos de uso únicos. En lugar de profundizar en los detalles aquí, puedes explorar artículos individuales dedicados a cada desencadenador y acción para comprender mejor cómo personalizarlos para tus flujos de trabajo.

Pasos para configurar un flujo de trabajo

Vaya al área “Flujos de trabajo” dentro de la sección “Automatización” de su CRM.

Haga clic en "+ Crear flujo de trabajo"

Al crear un nuevo flujo de trabajo, tiene la opción de crear un nuevo flujo de trabajo desde cero o utilizar plantillas o recetas existentes.

Seleccione una receta

Las recetas de flujo de trabajo facilitan el diseño y la implementación de la automatización, ofreciendo una estructura lista para usar que se puede personalizar para adaptarse a sus necesidades específicas. En la siguiente captura de pantalla, puede ver las diferentes recetas listas para usar.

Elige una receta

Elija una receta de flujo de trabajo de una amplia variedad de recetas que se adapten a sus necesidades.

Seleccionar de la plantilla:

Usa nuestras plantillas prediseñadas para crear tu flujo de trabajo. Haz clic en "Seleccionar de plantilla" para ver la biblioteca de plantillas.

Empezar desde el principio

Crea tu propia automatización de flujo de trabajo desde cero. Añade múltiples activadores y acciones para automatizar todas tus operaciones comerciales.

Elija un disparador

Identifique el evento que inicia el flujo de trabajo (por ejemplo, un cliente que reserva una cita).

Agregar acciones

Especifique las tareas a ejecutar después del disparador (por ejemplo, enviar una notificación, actualizar registros).

Guardar y probar

Después de agregar los activadores y las acciones, asegúrese de hacer clic en el botón "Guardar" . Antes de publicar el flujo de trabajo, puede probarlo con el botón "Probar flujo de trabajo" .

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuál es la diferencia entre desencadenantes y acciones?

Los desencadenadores inician el flujo de trabajo (por ejemplo, el envío de un formulario) y las acciones son las tareas resultantes (por ejemplo, el envío de un correo electrónico).

P: ¿Pueden los flujos de trabajo manejar procesos complejos con múltiples pasos?

Sí, los flujos de trabajo pueden incluir múltiples desencadenantes y acciones para agilizar procesos complejos.

P: ¿Necesito experiencia técnica para crear flujos de trabajo?

No, la mayoría de las plataformas proporcionan interfaces intuitivas que permiten a cualquier persona configurar flujos de trabajo sin codificación.

P: ¿Cómo agrego manualmente un contacto a un flujo de trabajo?
Abra el contacto, haga clic en Automatización > Agregar flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo, configure la hora de inicio y haga clic en Agregar.