Carpetas anidadas de flujos de trabajo

Creada por Fausto Navarro, Modificado el Jue., 17 Jul. a las 1:52 P. M. por Fausto Navarro

Carpetas anidadas de flujos de trabajo

En la sección Automatizaciones > Flujos de trabajo puedes crear y anidar carpetas para organizar mejor tus flujos de trabajo, mejorar la comunicación y agilizar las operaciones.

TABLA DE CONTENIDO

¿Qué son las carpetas anidadas?

Puedes crear carpetas para alojar flujos de trabajo. También puedes alojar carpetas dentro de otras carpetas. A esto le llamamos "anidar" las carpetas. Puedes tener varios niveles de carpetas creando una jerarquía de flujos de trabajo. Esta organización en "árbol" facilita mucho la escalabilidad que una simple lista plana de todos los flujos de trabajo. Explicaremos cómo crear y usar carpetas anidadas, establecer permisos y seguir las prácticas recomendadas para una organización óptima.

Creación y gestión de carpetas anidadas

Paso 1: Navegar a Flujos de trabajo

Paso 2: Crea una nueva carpeta

En la sección Flujos de trabajo, haga clic en el botón Crear carpeta, escriba el nombre de la nueva carpeta y haga clic en Guardar.

Paso 3: Crear una carpeta anidada

Para crear una carpeta anidada, simplemente haga clic en una carpeta para abrirla y luego haga clic en Crear carpeta y siga los mismos pasos. La nueva carpeta se anidará dentro de la carpeta existente.

Paso 4a: Mover un flujo de trabajo/carpeta a otra carpeta - Lista de flujos de trabajo

Navegue hasta el flujo de trabajo o la carpeta que desea mover y haga clic en el menú de tres puntos a la derecha de la línea. Luego, haga clic en "Mover a carpeta" en el menú que aparece.

Paso 4b: Mover un flujo de trabajo/carpeta a otra carpeta - Menú Mover

Tras hacer clic en "Mover a carpeta", aparecerá un nuevo modal en la parte superior de la ventana. Navegue hasta la carpeta de destino, selecciónela y haga clic en "Mover aquí". O utilice el botón "Nueva carpeta" para crear la carpeta que desee.

Paso 5a: Cambiar el nombre de un flujo de trabajo/carpeta - Lista de flujos de trabajo

Para cambiar el nombre de una carpeta, primero navegue hasta la carpeta, luego haga clic en el menú de tres puntos y luego haga clic en Cambiar nombre de carpeta.

Paso 5b: Cambiar el nombre de un flujo de trabajo/carpeta - Cambiar nombre modal

Una vez que haya hecho clic en Cambiar nombre de carpeta, simplemente escriba el nuevo nombre en el campo y haga clic en Guardar.

Paso 6: Eliminar una carpeta

Si ya no quieres una carpeta, puedes eliminarla. Es fácil: solo tienes que hacer clic en el menú de tres puntos junto a la carpeta y seleccionar "Eliminar carpeta". Cuando estés listo, haz clic en "Eliminar".

Eliminar una carpeta NO eliminará las carpetas ni los flujos de trabajo que contiene. Todos se moverán a un nivel superior.

Permisos para carpetas anidadas

La gestión adecuada de permisos es fundamental al organizar flujos de trabajo dentro de carpetas anidadas. GoHighLevel ofrece controles robustos para garantizar que los miembros del equipo tengan el acceso adecuado.

Acceso basado en roles: los permisos para ver, editar o administrar carpetas dependen del rol del usuario (por ejemplo, administrador, subusuario).
- Los usuarios administradores tienen control total, incluida la creación, eliminación y movimiento de carpetas.
- Los subusuarios pueden tener acceso restringido según la configuración configurada por el administrador.
Permisos heredados:
- Las carpetas anidadas normalmente heredan los permisos de su carpeta principal.
- Los usuarios pueden personalizar los permisos a nivel de carpeta individual si es necesario.
Solo lectura vs. Control total:
- A los usuarios se les puede asignar acceso de solo lectura (para supervisar flujos de trabajo sin realizar cambios) o control total (para crear y editar flujos de trabajo).
Consideraciones de colaboración:
- Al colaborar en flujos de trabajo, asegúrese de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los flujos de trabajo críticos dentro de las carpetas.
- Los permisos compartidos evitan modificaciones no autorizadas y eliminaciones accidentales.
Implicaciones de mover o eliminar una carpeta:
- Cuando se mueve una carpeta, sus permisos pueden conservarse o ajustarse según la nueva ubicación.
- Al eliminar una carpeta se eliminará su contenido a menos que los flujos de trabajo se reasignen a otra carpeta.

Para obtener instrucciones detalladas, consulte el artículo Permisos de carpeta de flujo de trabajo .

Mejores prácticas para usar carpetas anidadas

Para aprovechar al máximo las carpetas anidadas, tenga en cuenta estos consejos de organización:

Agrupar flujos de trabajo por propósito: Cree carpetas de nivel superior para categorías generales como campañas de marketing, proyectos de clientes o procesos internos. Utilice carpetas anidadas dentro de estas categorías para separar aún más los flujos de trabajo por campaña, cliente o fase.
Limitar la profundidad de carpetas: Evite crear estructuras de carpetas demasiado profundas, ya que esto puede dificultar la rápida localización de flujos de trabajo. Se recomienda un máximo de 2 a 3 niveles.
Establecer permisos de forma estratégica: para flujos de trabajo sensibles o de alto impacto, utilice permisos restringidos para limitar el acceso únicamente a los miembros clave del equipo.
Auditar periódicamente la organización de carpetas: Revisar periódicamente las estructuras de carpetas para garantizar que se mantengan relevantes y eficientes. Archivar o eliminar los flujos de trabajo y carpetas no utilizados según sea necesario.
Aproveche la búsqueda y los filtros: si su estructura de carpetas se vuelve grande, utilice las opciones de búsqueda y filtro dentro de GoHighLevel para localizar rápidamente flujos de trabajo específicos.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué sucede si elimino una carpeta anidada?

R: Eliminar una carpeta moverá todas las carpetas y archivos dentro de ella al nivel superior.

P: ¿Puedo compartir carpetas específicas con usuarios o clientes externos?

R: El uso compartido de carpetas está limitado a usuarios internos con los permisos adecuados.

P: ¿Existe algún límite en la cantidad de carpetas que puedo crear?

R: No hay un límite fijo, pero recomendamos mantener la estructura manejable para facilitar el acceso y el mantenimiento.